Wat tomaten te maken hebben met productiviteit??? Ik zal je niet te lang in spanning houden… eigenlijk helemaal niets, behalve dat eind jaren ‘80 een student, genaamd Francesco Cirillo, een kookwekker in de vorm van een tomaat gebruikte om zijn tijd op te delen in blokken. Dit deed hij tijdens zijn studie, omdat hij weinig productief was en eigenlijk geen idee had van hoe hij ervoor stond met z’n studie in termen van vooruitgang. Francesco was snel afgeleid en kon maar niet in de flow komen.

Op een dag begon hij te reflecteren en vroeg zich af hij überhaupt voor 10 minuten achtereenvolgend kon studeren, zonder afgeleid te raken. Hij pakte een kookwekker uit de keuken (in de vorm van een tomaat of pomodoro in het Italiaans) en probeerde het uit. Dit is het begin geweest van de Pomodoro techniek®, die inmiddels wereldwijd door miljoenen mensen wordt gebruikt om te studeren of hun werk af te krijgen.

Hoe werkt de pomodoro techniek?

De Pomodoro techniek® werkt als volgt… je stelt een timer in op 25 minuten en in die 25 minuten sluit je jezelf af van iedere vorm van afleiding. Geen social media, geen telefoon, geen mail en geen gesprekken met collega’s. Na 25 minuten neem je een break van 5 minuten, waarin je even rust neemt of even wat te drinken pakt, naar de wc gaat, enzovoorts. De Pomodoro techniek® bestaat uit de volgende 6 principes/stappen:

1. De Pomodoro techniek® begint met het bepalen van je taken en het vaststellen van hoeveel Pomodoro’s je nodig hebt om een bepaalde taak af te ronden. Neem dus de tijd om daar een goede inschatting van de maken. Stel dat het schrijven van een blogpost 1,5 uur kost, dan zou je dit kunnen opdelen in 3 Pomodoro’s. Bijvoorbeeld: 1 Pomodoro voor het opzetten van het artikel in hoofdlijnen, 1 Pomodoro voor het schrijven en 1 Pomodoro voor het verfijnen en redigeren.

2. Vervolgens pak je een timer (onderaan het artikel staan oplossingen) en stelt deze in op 25 minuten. Het is belangrijk dat je de timer continu in zicht hebt, zodat je continu weet hoeveel tijd je over hebt binnen die pomodoro. Dit zorgt voor een gevoel van urgentie, waardoor je ook minder open staat voor afleiding.

3. Gedurende de 25 minuten sluit je jezelf even af van de wereld. Geen communicatiemiddelen of contact met collega’s/vrienden/familie. 100% focus op die taak. Een Pomodoro mag niet opgeknipt worden in stukjes, dus een halve Pomodoro bestaat niet. Tip: Zet alle notificaties uit, zodat je niet afgeleid kan raken door een gemiste oproep of iets dergelijks. Na die 25 minuten heb je 5 minuten rust.

4. Het is belangrijk dat je na 4 Pomodoro’s een wat langere pauze neemt van tussen de 15 en 30 minuten, zodat je hersenen goed tot rust kunnen komen en de informatie van de eerste 4 Pomodoro’s kan verwerken.

5. Taken die langer dan twee uur kosten om af te ronden kun je het beste opknippen in kleinere stukken.

6. Zorg dat je ook een lijstje hebt met dingen die je ter ontspanning gaat doen gedurende de 5-minuten-breaks. Denk aan een rondje lopen, muziek luisteren, koffie drinken, etc.

Tot slot is het belangrijk bij de Pomodoro techniek® is dat je direct stopt als de wekker gaat, zelfs als je op dat moment nog niet klaar bent en slechts enkele minuten nodig hebt om het af te ronden. Je last dan gewoon een extra Pomodoro in voor deze taak. Alleen als het afronden van de taak minder dan 5 extra minuten kost, mag je de Pomodoro afbreken en hoef je deze niet mee te rekenen.

Check ook de video:

Ja maar… m’n mail, telefoon en collega’s dan?

Dit komen ook op je lijstje. Zie het als een grote takenlijst, waarbij je belangrijkste taken bovenaan staan. Deze taken heb je aan het begin van de dag gepland als de taken die je vandaag moet afronden. Onderaan de pagina laat je ruimte vrij voor taken die spontaan ontstaan, zoals mails, telefoontjes en gesprekken met collega’s. Werk voor deze taken van onder naar boven. Uiteindelijk moeten deze taken ook gebeuren, maar daar kun je dan ook een Pomodoro voor inplannen. Denk aan 1 Pomodoro om alle 2-minuten mails te beantwoorden en de overige te plannen. Of 1 Pomodoro om met een collega te overleggen of mensen terug te bellen.

Uiteindelijk is het, denk ik zelf, voor mensen met een bepaald beroep niet mogelijk om je hele dag te plannen volgens het Pomodoro® systeem. Al denk ik dat je een groot deel van je dag wel middels deze methode kunt plannen. Maar misschien moet ik meer ervaring hebben met de methode om daar uitsluitsel over te geven.

Voordelen van de Pomodoro techniek®

  • Je staat minder open voor externe afleidingen
  • Je bent minder snel (intern) afgeleid
  • Je kunt je beter focussen op je taak
  • Je krijgt meer inzicht in je plannen
  • Je krijgt inzicht in hoe productief je bent geweest
  • Je krijgt beter inzicht in hoeveel tijd bepaalde taken van je vragen
  • Je raakt er gemotiveerd door
  • Je gaat gestructureerder te werk
  • Je versimpelt complexe taken door ze op te knippen
  • Je voorkomt uitstelgedrag
  • Je haalt meer voldoening uit je werk

Werkt het echt?

Het werkt écht! En goed ook! Het mooie van het systeem is de simpliciteit. Je hoeft er geen boekwerken over te lezen om het systeem toe te passen, al heb ik het boek wel gelezen omdat ik op zoek was naar diepgang. En dat was ook zeker de moeite waard, maar het is niet noodzakelijk. Ook zijn de basisprincipes erg makkelijk te onthouden, waardoor je niet de hele dag bezig bent met je taken te labelen, verdelen, verschuiven en noem het maar op.

Het mooie van het systeem vind ik zelf dat je door de tijdsdruk ook échte focus krijgt op de taak die je aan het doen bent. Je hebt daardoor weinig tijd om over andere zaken na te denken en je voelt de urgentie ontstaan als je het per ongeluk wel een keer doet. Ook lukt het mij daardoor beter om de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden. Normaal gesproken maak ik mijn blogs direct op met de juiste layout, maar nu verplaats ik dat gedeelte naar een andere Pomodoro. Hierdoor produceer ik nog veel sneller mijn artikelen dan ik al deed. Ik deel mijn Pomodoro’s als volgt in:

  • Research en ideeen
  • Hoofdlijnen en structuur
  • Artikel schrijven
  • Verfijnen en redigeren

Een ander geweldig aspect van de Pomodoro techniek® is dat je veel bewuster raakt van de tijd. Waar je vroeger nog wel eens werd overvallen door de tijd (Bommen en granaten… het is alweer 16:30!), deel je nu je dag op in blokken. In het verleden werd ik nogal eens verrast door die tijd en dan ontstond er een gevoel van onrust en paniek omdat ik slechts een klein deel van het werk dat ik wilde doen gedaan had. De Pomodoro techniek voorkomt niet dat je je werk niet afkrijgt, maar het zorgt er wel voor dat het je niet meer overvalt en de kans is wel veel kleiner.

Tools en gratis templates

Pomodoro Technique® and Pomodoro® are registered trademarks of Francesco Cirillo.