Time management; een strategische aanpak

Er wordt namelijk de indruk gewekt dat time management gaat over taakbeheer, maar dat is slechts een van de aspecten.

En klik niet weg, omdat je op zoek bent naar een systeem voor je taken!

Dit artikel over time management gaat je wel degelijk helpen om meer taken op tijd af te ronden. Binnenkort volgt er een artikel over to-do apps… beloofd 😉

TickTick; mijn favoriete taskmanager

Wat is time management (dan wel)?

Time management gaat over hoe jij en ik omgaan met onze tijd.

Waar het vaak misgaat is dat mensen denken dat het gaat over agenda- of takenbeheer. En hoewel dat zeker een onderdeel is van time management, is dat slechts een gevolg van de keuzes die we maken.

Want herken je dat probleem?

Je begint met een nieuwe to-do app. In het begin is alles mooi georganiseerd, maar twee maanden later zie je door de bomen het bos niet meer. Lange, onoverzichtelijke lijsten zorgen ervoor dat je de to-do app niet meer wilt/durft te openen.

Dat is meestal het moment dat je switcht van to-do app, want die app biedt niet langer voldoende overzicht, toch? 😉

De to- do apps beloven allemaal dat zij jou productiever maken en dat jij nooit meer een taak vergeet of te laat afrondt.

Verblind

Door die shiny apps ben je afgeleid geraakt en ben je meer bezig gegaan met het inrichten van een time management systeem, dan met het maken van strategische keuzes.

Ik ben zelf ontelbaar vaak in deze valkuil gelopen. Tientallen apps heb ik versleten en honderden uren verspild aan systemen inrichten en taken overzetten.

Dit is waar time management om draait

Als ondernemer, manager of professional kom je niet weg met alleen hard werken. Je kunt niet simpelweg zoveel mogelijk taken wegwerken. Het zijn er teveel en ze zijn niet allemaal even belangrijk.

Er zijn een aantal factoren die belangrijk zijn bij het managen van je tijd als ondernemer. Ik som ze hieronder voor je op:

• Doelen

• Energie

• Capaciteit

• Prioriteit

• Downtime

Als je time management zou moeten samenvatten in één zin, dan zou dit mijn time management definitie zijn:

En ik wil vooral even stilstaan bij het woord “effectieve”. Want dat is waar het vaak fout gaat.

Effectief betekent dat je met zo min mogelijk energie ‘iets’ bereikt. Voor ondernemers, managers en professionals draait dat vaak om het behalen van doelstellingen.

En voor het effectief behalen van doelstellingen is het belangrijk dat je niet zoveel mogelijk willekeurige taken afrondt, maar dat je de JUISTE taken afrondt.

Hoe word je goed in time management?

We weten nu dat time management draait om de juiste dingen doen. En we weten dat er een aantal factoren zijn die onze effectiviteit en productiviteit beïnvloeden.

Maar hoe implementeer je time management in je leven en werk?

Voordat ik je meeneem in een aantal slimme strategieën en systemen, wil ik kort stilstaan bij een van de meest intelligente formules die ik ben tegengekomen op het gebied van time management.

Time management formule

1. Richting creëert tijd

2. Motivatie creëert energie

3. Actie creëert motivatie

Deze formule beschrijft Zig Ziglar in dit boek over doelen bereiken en in mijn artikel over doelen stellen en bereiken lees je over mijn proces om mijn doelen te bereiken.

Richting zorgt ervoor dat je recht op je doelen afgaat en niet via een omweg. Motivatie zorgt ervoor dat je ook aan je doelen werkt als het allemaal even tegenzit en actie zorgt ervoor dat je gemotiveerd raakt.

Vooral die laatste was voor mij een eye-opener.

Want de meeste mensen (net zoals ik vroeger) denken dat je motivatie nodig hebt om in actie te komen. Maar het tegenovergestelde is waar.

Hoe vaak is het jou gebeurd dat je ergens geen zin in had, je toch aan de slag bent gegaan en het uiteindelijk heel veel voldoening geeft. En dat je daarna dacht “dit moet ik vaker doen!”.

Dat is de wet van motivatie.

Doelgericht werken

Als business coach ontmoet ik meer dan 100 ondernemers per jaar en met een groot deel daarvan werk ik aan hun doelen.

Een van de dingen die me steeds weer opvalt, is hoe goed deze ondernemers zijn in het verzinnen van projecten die niet bijdragen aan hun doelen.

Ze lopen achter iedere opportunity aan alsof ze de volgende Facebook gaan uitvinden.

Een van mijn favoriete quotes is:

Met andere woorden. Zorg dat je jezelf blijft concentreren op je doelen en beoordeel bij iedere taak die wilt aannemen/uitvoeren of bij iedere opportunity die op jouw pad komt of dit je dichter bij je doelen brengt of je er juist vanaf houdt.

De meeste mensen die ik ontmoet weten heel goed hoe ze hun doel moeten bereiken. Ze hebben vaak moeite met time management… met andere woorden: Ze weten niet waar ze hun tijd in moeten investeren en waar ze ‘nee’ tegen moeten zeggen.

Energie management

Als je geen ochtendmens bent doe je er verstandig aan geen zwaar focuswerk te doen voor 10:00 ‘s ochtends… jullie weten wie ik bedoel 😉

Aan de andere kant… als je wel een een ochtendmens bent, dan is het belangrijk dat je juist je zwaarste taken in de ochtend doet.

Iedereen heeft zijn eigen biologische ritme. En binnen dat ritme bepaalt jouw energie hoe goed je in staat bent om bepaalde ‘taken’ te doen.

Het is dan ook een factor die een belangrijke rol speelt in time management. Plan in de ochtend het werk waar je focus bij nodig hebt en aan het eind van de dag de (lichtere) meetings als je een ochtendmens bent. Ben je geen ochtend mensen, doe het dan andersom.

Probeer uit te vinden wanneer bepaalde activiteiten het beste aansluiten bij jouw energieniveau’s.

Capaciteit

Een groot deel van het werkstress wordt veroorzaakt door over-commitment. Met andere woorden: mensen die tegen teveel taken en projecten ‘ja’ zeggen.

Een van de meest waardevolle vaardigheden op het gebied van productiviteit en time management is ‘nee zeggen’.

Zeker als je ondernemer bent, moet je terughoudend zijn in het aannemen van taken en projecten die anderen jou aanbieden. Als je voor een baas werkt is dat anders. Daar kom ik zo op terug.

Want waar je als succesvolle ondernemer stil bij moet staan is bij de volgende quote:

Mensen die bij jou komen met taken, projecten of kansen willen jou inzetten voor hun plan. En het is aan jou om te bepalen of dat in lijn ligt met jouw plan.

Een voorbeeld. Als een klant jou vraagt om zijn website te bouwen en jij bent een websitebouwer, dan liggen jullie doelen met elkaar in lijn.

Als een vriend jou vraagt een website te bouwen en hebt een webshop in kinderkleren, dan werk je aan het plan van je vriend.

Ben je in loondienst? Sta dan nog steeds stil bij de vraag ‘aan wiens plan werk je als je die taak of dat project aanneemt’.

Maar soms kan jouw leidinggevende je iets opleggen. In dat geval is het belangrijk om aan te geven dat je niet voldoende capaciteit hebt om je te committen aan deze taak (of project), tenzij je andere taken of projecten van je lijstje kunt verwijderen.

Niet overcommitten is niet alleen belangrijk voor time management, maar ook voor reputatiemanagement. Het is goed voor je carrière (als ondernemer of werknemer) als je bekend staat als iemand die zijn afspraken nakomt.

Prioriteit

Prioriteit en urgentie spelen ook een belangrijke rol in time management. Niet alle spoedjes hebben evenveel prioriteit.

Als jouw mobieltje begint te rinkelen ontstaat er een gevoel van urgentie om de telefoon op te nemen. Het is moeilijk te negeren en iemand wil je nu spreken. Maar heeft het ook prioriteit?

Als het gaat om een belangrijke potentiële klant mogelijk wel, maar als het een collega is die even zijn beklag wil doen niet.

Of iets prioriteit heeft bepaal je aan de hand van je doelen. Soms langetermijndoelen en soms kortetermijndoelen.

Moet je de volgende dag een grote presentatie geven, dan is het doel (en de prioriteit) om de presentatie af te hebben en voor te bereiden. Zelfs die belangrijke klant is dan even ondergeschikt.

Is er iets ernstigs gebeurd met een gezins- of familielid? Dan is al het werk ondergeschikt.

Toets dus altijd of iets urgent is of prioriteit heeft. Probeer het in te schatten. 10 gemiste oproepen van thuis is meestal een indicatie om even terug te bellen 😉

Delegeren

Onlangs sprak ik met een ondernemer die mensen helpt met juridische vraagstukken die mij aan het uitleggen was hoe goed hij inmiddels was in het bouwen van websites.

Ik kon niet blij voor hem zijn.

Hij hielp mensen met juridische problemen, maar hij besteedde minder tijd aan mensen helpen, omdat hij zo lekker bezig was met zijn website. Klanten begonnen te klagen over zijn bereikbaarheid. Zijn omzet begon terug te lopen en hij kreeg ook minder energie van zijn bedrijf.

Dit is wat ik tegen hem zei:

Sure. Websites bouwen kan leuk zijn. Ik vind het ook heerlijk om aan mijn website te sleutelen. Maar vergeet niet dat ik de learningcurve allang doorlopen had toen ik begon met coachen. Anders had ik het uitbesteed.

Moraal van het verhaal. Als iets niet behoort tot je core-business en je hebt de middelen om het uit te besteden… doe dat.

Downtime

Misschien wel mijn beste ontdekking op het gebied van productiviteit en time management.

In een tijd waarin iedereen de hele dag wordt blootgesteld aan impulsen, is downtime inlassen een van de belangrijkste time management technieken.

En downtime inlassen kun je op twee manieren doen:

1. Je bent niet bereikbaar, maar werkt aan taken/projecten

2. Je bent niet bereikbaar en niet aan het werk

Met optie 1 kun je in een Deep Work modus raken en kwalitatief werk leveren, omdat je jezelf beter kunt concentreren en onafgeleid met je werk bezig kan.

Met optie 2 geef je jouw brein (en lichaam) de rust om alle informatie rustig te verwerken. Dit is waarom mensen hun beste ideeën krijgen tijdens vakantie vieren, douchen, wandelen, hardlopen, etc.

Kortom…

Downtime zorgt ervoor dat je kwalitatiever werk kunt leveren. En kwalitatiever werk leidt tot effectiviteit. En effectiviteit zorgt ervoor dat je met zo min mogelijk energie, zo snel mogelijk je doelen bereikt.

Samenvattend

Time management is meer dan zoveel mogelijk taken in een dag afronden. Het gaat over de juiste taken doen, op het juiste moment met de juiste intensiteit.