De 6 beste note taking apps van dit moment.

Ik heb ze allemaal geprobeerd en heb een lijstje met de beste note taking apps.

Vroeger was het simpel om je note taking app te kiezen. Wilde je eenvoud, dan ging je voor de note taking app die standaard op je Apple of Windows device was geïnstalleerd. Wilde je meer, dan ging voor Evernote. Meer was er niet.

Maar Evernote stagneerde qua ontwikkeling en er kwamen nieuwkomers die bloed roken. En inmiddels is de note taking scene het Wilde Westen geworden. Niet alleen omdat er heel veel concurrenten zijn, maar omdat er verschillende startups bezig zijn om de manier waarop we notes maken fundamenteel veranderen.

Laat ik voorop stellen dat er (nog) geen beste universele optie is. Het hangt heel erg af van hoe je notities neemt en wat voor notities je doorgaans maakt. Daarom zal ik ook bij iedere app beschrijven voor welke type note taker het de beste app is.

De leaders in the space

Maar voordat ik mijn lijstje met de beste note taking tools met je ga delen, wil ik een beeld geven van hoe de scene er uitziet. En met name welke note taking tools het grootste marktaandeel hebben. Dit betekent dus niet dat dit mijn favorieten zijn!

• Notion (lees hoe ik Notion gebruik)

• Apple notes

• Evernote

• OneNote

• Obsidian

• Reflect

De 6 beste note taking apps

Oke, in willekeurige volgorde. Want afhankelijk van hoe je notities maakt, kan het lijstje verschillen. Ik geef je eerst een overzicht en vervolgens maken we een deep dive per app en deel ik waar de waarde van die app zit en bij wat voor soort note taker het past.

• Notion

• Milanote

• Capacities

De apps die ik op dit moment zelf gebruik, zijn Milanote en Notion. Maar zie dat zeker niet als een signaal dat je zou moeten kiezen voor één van die twee. Ik switch nogal vaak ;) Kijk liever naar de uitleg die ik hieronder per app geef en bepaal op basis daarvan welke het beste bij jou past.

Notion

Notion is een database app. Maar laat je niet afschrikken als je niet zo technisch bent. Als gebruiker hoef je daar geen last van te hebben, omdat je met een paar klikken een template kunt aanzetten, waardoor je zonder enige technische kennis je eigen app bouwt.

Als je wel affiniteit hebt met database achtige apps, dan is dit ongeveer zo goed als het wordt. 100% flexibiliteit om informatie te organiseren zoals jij dat wilt. Niet voor niets een veel gebruikte app onder productiviteitsgoeroes… maar pas op…. sommige van hen maken het onnodig complex… uiteraard met als doel om er geld aan te verdienen (templates, Youtube views, etc).

Waar Notion excelleert

• Data input standaardiseren (templates, properties)

• Enorme hoeveelheden informatie structureren

• Samenwerken aan documenten

• Databases opbouwen met informatie

• Flexibele structuur van informatie

Waar het minder goed voor is

• Visual note-taking

Waar ik het voor gebruik

Notion is voor mij wat veel mensen een second brain noemen. Hier bewaar ik alle belangrijke informatie, zoals garantiebewijzen, etc. Ik gebruik het ook voor habit tracking, meeting notes, projectmanagement en voor PKM (personal knowledge management). Bij Springcast gebruiken we het nog steeds voor projectmanagement en bijv. onze interne kennisbank.

Voor wie het geschikt is

In ieder geval voor teams en bedrijven, maar ook voor fanatieke note takers die het leuk vinden om een systeem in te richten en eigen te maken. Het zijn vaak de tooltjes mensen die helemaal aangaan op tools als Notion. Maar het leent zich dus ook goed voor teams en bedrijven die een plek zoeken voor zaken als meeting notes, interne kennisbank of het personeelshandboek. Dus geschikt voor:

• App liefhebbers en nerds ;)

• Teams & bedrijven

• Dienstverlenende bedrijven

In my opinion

Notion is een heel fijn systeem voor gestructureerde informatie en je kunt het systeem bijna volledig aanpassen aan je eigen wensen. Eerlijkheid gebied te zeggen dat ik Notion heel lang niet begreep, maar toen ik het eenmaal wel deed… heb ik er heel wat uurtjes en dagen in geïnvesteerd ;) Een van de mooiste en nuttigste functies is dat ik een eigen dashboard/control center kan inrichten. Daar begint mijn dag. En dat werkt perfect.

Praktische informatie

• Beschikbaar via Browser, Mac, iPhone, Android, iPad, Windows en Chrome extensie.

• Prijs: Gratis, $8 voor individuals, $15 per user voor bedrijven

• Company size: 2450 Medewerkers

• Company location: United States

Milanote

Milanote is een visual note taking tool. Je kunt het gebruiken om te brainstormen, informatie te organiseren, projecten te managen, maar ook om mood boards te maken. Het doet mij denken aan het werken met index cards.

Voor mij persoonlijk is dit een van de beste note taking apps van dit moment, omdat de werking van Milanote in lijn ligt met hoe mijn brein werkt en hoe ik informatie organiseer.

Waar Milanote excelleert

• Visual thinking

• Visual note taking

• Inspiratie boards

• Brainstorming

• Gedachten organiseren

Waar het minder goed voor is

• Lineaire meeting notes

• Intern linken naar boards & cards

Waar ik het voor gebruik

Zelf gebruik ik Milanote voor meetings met complexe informatie. Mijn meest recente meeting ging over een pricing & sales strategie, waar veel informatie gebruikt werd in de meeting en ook veel ideeen werden bedacht en beslissingen werden genomen. Voor dat soort meetings… 100% fan van Milanote!! Zie hieronder hoe zo’n meeting note eruit zou kunnen zien.

Voor wie is het geschikt

Als jij iemand bent die veel mindmaps tekent of maakt, dan is dit zeker jouw tool. Maar ook als je veel informatie verzamelt en organiseert om een goed beeld te vormen is dit een fantastische note taking app.

Ik zou zeggen… deze app is bij uitstek geschikt voor;

• Schrijvers, auteurs, journalisten, contentmakers

• Ondernemers die veel researchen

• Freelancers, web agencies die samenwerken met klanten

• Studenten die informatie willen organiseren

• Mensen die informatie visueel organiseren

In my opinion

Het is een combinatie van hoe de app werkt en de fijne user interface. Ik ben een sucker voor mooie apps en Milanote heeft echt een lekker design. Maar wat ik er echt briljant aan vind, is dat ik tijdens een meeting of brainstorm eenvoudig met een dubbelklik op het canvas een mini note kan aanmaken. De magic zit ‘m vervolgens in dat ik al die mini notes kan rondschuiven en clusteren… net als met post-its of index cards.

De grote ontbrekende feature is de mogelijkheid om cards te connecten en terug te laten komen in een ander board. Een meeting note kan namelijk gekoppeld zijn aan een persoon, een project, een bedrijf, etc.

Praktische informatie

• Beschikbaar via Browser, Mac, iPhone, Android, iPad en Chrome extensie.

• Prijs: $10 per maand of $49 per maand voor 10 users

• Company size: 22 Medewerkers

• Company location: Australië

Capacities

Capacities is een vrij jonge startup die snel groeit in populariteit. De founders hebben een interessante opvatting die bij veel mensen lijkt aan te slaan. De tools zelf heeft veel weg van Notion, maar met het grote verschil dat Capacities draait om ‘type notes’. Daar ligt het fundament qua organisaties.

Op zich een heel slim idee, want je als je op zoek bent naar een meeting note, dan weet je wat voor type note het was. En daarmee kun in Capacities gerichter op zoek gaan naar die specifieke notities. Dit werkte tot op zekere hoogte erg goed voor mij en ik heb Capacities dan ook (voor mijn doen) lang gebruikt voor note taking.

Daarnaast springt Capacities ook handig in de nieuwe trend van het linken van notes. Daardoor kun je op note-niveau zien waar die notitie naar linkt, maar ook welke andere notes juist weer naar deze note linken (backlinks). Zie tweede screenshot voor een voorbeeld van deze links.

Waar Capacities excelleert

• Context creeren d.m.v. links en backlinks in een graph view

• Eenvoudige structuur door te werken met note types

• Opmaak van notes en documenten

Waar het minder goed voor is

• Capacities is als note taking tool minder geschikt voor samenwerken met anderen

Waar ik het voor gebruikte

Capacities was mijn second brain (wat nu dus Notion is). Ik maakte er meeting notes, het was mijn journal en het was mijn PKM (personal knowledge management system).

Voor wie is het geschikt

• Voor individuele personen die een journal zoeken

• Voor mensen die hun notes graag willen linken (en mappen)

In my opionion

Capacities is een veelbelovende tool en ik heb deze note taking tool dan ook vrij lang op dagelijkse basis gebruikt. De reden waarom Notion beter past, is de flixibiliteit van het systeem en het feit dat Capacities nog een klein bedrijfje is (moment van schrijven 2 founder + 1 medewerker). Dit heeft al een keer geleid tot data loss van 2 dagen.

Dat laatste is op zichzelf geen probleem, behalve dat het team nu meer tijd zal investeren in de infrastructuur (en terecht) en de komende jaren geen grote stappen kan zetten qua doorontwikkeling van het product. Waar ze een vliegende start hadden, zie je nu het aantal kwalitatieve updates snel afnemen.

Praktische informatie

Beschikbaar via Browser, Mac, iPhone, Android en Windows.

• Prijs: $10 per maand

• Company size: 3 Medewerkers

• Company location: Duitsland

Andere goede note-taking apps

Ik heb mijn 3 favoriete note-taking apps met je gedeeld en apps, waarvan ik vind dat ze tot de beste notitie apps behoren. Maar dat wil niet zeggen dat er geen andere goede note-taking apps zijn, daarom hier nog lijstje met apps die mogelijk het verkennen waard zijn. Ik heb ze allemaal in het verleden gebruikt.

Craft

Een van de mooiste document-editors en notitie-tools op de markt. En als Craft tags zou ondersteunen, zou het waarschijnlijk mijn vaste notitie en documenten app zijn. Maar die functie ondersteunen ze nog niet, ondanks de enorme vraag vanuit de community. En daarom komt Craft het niet in de top 3. Want tags zijn essentieel voor goede organisatie van notes.

Obsidian

De notitie-app waar het allemaal voor mij mee begon. Notities linken en een fantastische weergave van al die linked notes. Maar helaas is Obsidian qua tekst-editor te technisch en is het minder fijn om in te werken als je houdt van mooi opgemaakte notes of nog geen doorgewinterde markdown-schrijver bent.

Mem.ai

Mem.ai was even veelbelovend. Heel eenvoudig notes maken in een soort card-layout en AI het organisatorische werk laten doen. Ik ben van Mem afgestapt toen de founders, naar mijn mening, te ver doorsloegen in het ‘overbodig maken van het organiseren’ van je notes. Want, daar kwam ik achter, je moet dan wel weten welke vraag je wilt stellen aan je notes. En soms wil je browsen. Die functies worden nu uitgefaseerd. Bovendien biedt Notion inmiddels ook deze AI-chat, waarbij je kunt chatten met je eigen kennisbank of notes.

Laatste aanbeveling

Wat ik nog wil meegeven, is dat welke note taking app het beste bij jou past, afhangt van je persoonlijke voorkeuren. Als je informatie visueel wil organiseren, zoals je doet met post-its, dan is Milanote je beste opties. Hou je meer van structuur en wil je graag een systeem inrichten, dan is Notion by far je beste optie.

Anyway… probeer alle apps gewoon eens uit en kijk in welke app je het beste en lekkerste werkt. Mijn manier om dit soort apps uit te proberen is door echt even een paar weken of maanden all-in te gaan op 1 app tot er iets niet meer voor me werkt. Met welke app ik begin bepaal ik basis van mijn eerste indruk.

❓Laat even in de comments weten welke app jij voor je notes gebruikt en waarom die app zo goed voor jou werkt.