Time blocking; een balans tussen productiviteit en vrijheid

"Herken je dat? Je staat 's ochtends op, pakt een kop koffie, en je begint je dag met het openen van je agenda. Daar zie je een overzicht van de dag, van afspraken tot aan taken die gedaan moeten worden. Ieder kwartier is gepland.

Of misschien zie je alleen de belangrijke afspraken staan. En de taken? Die staan in je todo-app... of misschien probeer je die gewoon te onthouden.

De laatste tijd heb ik daarover nagedacht, over die kleine keuzes in hoe we onze tijd indelen en organiseren. En hoe het allemaal invloed kan hebben op ons werk, onze stressniveaus en zelfs onze vrije tijd.

Moeten we elke taak in onze agenda zetten, als een soort minutieus overzicht van onze dag? Of moeten we onze alleen gebruiken voor de belangrijke afspraken en de rest van de tijd werken vanuit je takenlijst?

Of is er een balans?

In dit artikel wil ik graag mijn gedachten en ervaringen delen over deze twee benaderingen. Verwacht geen wetenschappelijke doorbraak of het ultieme antwoord, want dat heb ik niet. Wel een mening en een idee ;)

Plannen als een tandarts

Vanuit mijn vorige huis keek ik altijd uit op de tandartspraktijk en ieder ochtend zag ik mijn tandarts met een groene appel lopen naar de praktijk, terwijl ik me klaarmaakte om te werken.

En iedere keer als ik hem zag lopen vroeg ik me af... hoe zou het voelen als je hele dag tot op 5 minuten nauwkeurig is volgepland? En je agenda iedere dag tussen 8:00 en 17:00 bepaalt wat je doet... ongeacht hoe je je voelt of wat er om je heen gebeurt?

Al je tijd is gepland... vergelijkbaar met time blocking, waar we het zo over gaan hebben.

Mijn tandarts leek er geen moeite mee te hebben, maar ik kreeg er een knoop van in mijn maag. Later zou mijn coaching-business ervoor zorgen dat ik in zo'n vergelijkbare situatie kwam... en dat was voor mij de reden om te stoppen als fulltime business coach.

Hoe time blocking werkt

Time blocking is een strategie voor time management waarbij je je dag, week of zelfs maand indeelt in blokken tijd. Elk blok is specifiek toegewezen aan een bepaalde taak of groep taken.

Auteur van het boek Grip, Rick Pastoor, adviseert je om je agenda heilig te verklaren en alles in je agenda te plannen... ook de taken die je die dag of week van plan bent te doen. Zo'n agenda ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Volgens Rick en veel anderen die werken volgens een dergelijk systeem, helpt time blocking om meer gedaan te krijgen, maar ook een beter gevoel te krijgen bij waar je tijd aan besteedt.

De voordelen van time blocking

Ik heb het een tijdje geprobeerd. Alle taken in mijn agenda plannen naast mijn afspraken. Ook had ik tijd gereserveerd voor bepaalde taak- en project-groepen.

Zo had ik bijvoorbeeld iedere dag van 16:00 - 17:00 gereserveerd voor mail verwerken en een taken-dump (alle taken uit je hoofd schrijven). Maar ook even een kwartiertje pauze stond in mijn agenda.

Het grote voordeel was dat je maar in 1 app hoefde te werken voor je planning. Een ander groot voordeel was dat ik mijn voorgenomen planning bijna altijd haalde.

En dat betekende dat het voor eerst in mijn leven goed ging met mijn takenlijst ;) Die werd steeds korter en bleef kort.

Nog een paar voordelen op een rij:

✅ Je hoeft niet na te denken over wat je 'hierna' moet doen
✅ Je rondt taken vaker op tijd af
✅ Je weet precies wat je nog aan afspraken en taken aankan
✅ Je leert snel in te schatten hoeveel tijd iets kost

P.S. je houdt in dit systeem nog steeds een takenlijst bij. Alleen je werkt niet vanuit je takenlijst. Die gebruik je alleen om je taken tijdelijk op te slaan tot je ze inplant in de agenda. Een soort backlog dus.

Maar hier komt ie... de nadelen van time blocking

Ik heb ooit een blog geschreven over 'echt werken áán je bedrijf' en wat de risico's zijn als je dat niet doet.

Nou... werken aan je bedrijf is nou typisch zo'n dingetje wat zich lastig laat plannen. Zeker als je het hebt over het 'nadenk' werk. Dat ontstaat terwijl je 'niets doet' of als je je takenlijst langsloopt om te kijken wat je nu moet doen of als nog eens door je notities heen bladert.

Een ander nadeel van time blocking is dat je niet meer continu afweegt wat nu het volgende ding zou moeten zijn. Dat was net nog een voordeel, want het bespaart je energie, maar in een snelveranderende wereld, veranderen ook continu de prioriteiten. Continu afwegen wat nu belangrijk is, zorgt ervoor dat je aansluit op de wereld om je heen (wat niet altijd goed is, dus daar zo meer over ;)).

Dus ook even een paar nadelen op een rij:

❌ Prioriteiten veranderen continu en time blocking is juist statisch
❌ Veel tijd kwijt aan het schuiven in je agenda als er iets tussen komt
❌ Je moet toch je takenlijst bijwerken als je taken afrondt
❌ Weinig ruimte voor spontaniteit
❌ Geen ruimte voor denktijd of te geforceerd als je het inplant
❌ Een volledig volgeplande agenda kan stress veroorzaken

Ben je benieuwd naar hoe ik de kennis die ik deel toepas in mijn eigen leven? The nitty gritty van mijn systemen, processen en experimenten? Abonneer je dan gratis. Wil je een stap verder? Dan heb je de betaalde versie, waarbij je echt in de keuken kan meekijken naar hoe ik mijn bedrijven bouw. De strategie, de afwegingen, beslissingen, etc.

Mijn ervaring

Als business coach draaide ik 3 tot 4 afspraken per dag, 5 dagen per week. En als ik niet aan het coachen was, was ik bezig met content maken of 'kleine' coachingstaakjes, zoals even een template opzoeken en doorsturen. Bijna alles stond gepland in mijn agenda.

Soms was het heerlijk dat alles vooraf gepland was, want ik hoefde nergens over na te denken qua planning. Als ik mijn agenda zou volgen, kwam het allemaal goed.

Dat werkte dus goed, totdat iets de boel op kop gooide. Een klant met acute problemen, een probleem met de website, thuis een ziek kind, you name it... en dan was je vervolgens weer serieus tijd kwijt aan het schuiven en opnieuw plannen.

Of als je gewoon even laag in je energie zit. Of je merkt dat je even gas terug moet nemen om op te laden. Dan werkt het systeem niet. Want ook al betreft het uitstellen of opschuiven van taken, voor jezelf voelt het als falen... als niet productief zijn.

En als je dan ineens door het uitvallen van een afspraak een vrije middag hebt, kun je er niet van genieten, omdat je zo gewend bent aan productief zijn dat je waarschijnlijk de tijd direct vult met 'shallow work'.

En dat terwijl 'empty time' enorm belangrijk is voor je productiviteit, inzichten opdoen en je mentale gezondheid.

Mijn huidige systeem

Nu doe ik het andersom. Mijn agenda is leeg, tenzij er iets tijdgebonden moet gebeuren. Een meeting met een duidelijke agenda, een voorbereidende taak voor een meeting of een belangrijke grote taak.

Hierdoor heb ik de ruimte om bijna iedere dag na te denken hoe ik de lege ruimte in mijn agenda moet opvullen.

Ik denk dan na over wat de belangrijkste lopende zaken zijn die aandacht nodig hebben. Ik loop even langs de grote projecten en kijk wat ik kan doen om de volgende stap te zetten of bij te dragen aan de progressie.

Natuurlijk kleeft ook aan deze manier van werken een nadeel. Het gevaar is dat je dan je taken voor dat lege time block bepaalt op basis van waar je zin in hebt. En dat is niet altijd wat er zou moeten gebeuren ;)

Hieronder leg ik uit welke tools ik gebruik en hoe ik ze gebruik.

Agenda

Mijn agenda is dus de plek waar afspraken, reistijd en tijdgebonden taken in gepland staan. Verder staat er niets in. Voor mijn persoonlijke agenda gebruik ik Google Calendar en voor Springcast gebruik ik Zoho Mail (privacy focused).

Taken

Persoonlijke taken en ideeën hou ik bij in mijn todo-app. Ik gebruik hier TickTick voor. Lees hoe ik TickTick gebruik:

TickTick; mijn favoriete task manager

Ik heb een haat/liefde relatie met task managers. Ik denk dat ik letterlijk iedere bekende task manager heb uitgeprobeerd. Maar TickTick is mijn favoriete task manager en ik zal je uitleggen waarom.

TickTick; mijn favoriete task manager

Ik heb een haat/liefde relatie met taks managers. Ik denk dat ik letterlijk iedere bekende taskmanager heb geprobeerd.

Notes

Hier ga ik nog een keer hele post aan besteden, maar op dit moment is er een 'land grab' gevecht gaande tussen verschillende nieuwe note taking apps. Zelf gebruik ik op dit moment Notion, maar ik heb ook (een beetje) geïnvesteerd in Reflect.app.

Mijn meeting notes en uitwerkingen van ideeën gaan dus in Notion.

Conclusie: de balans tussen agenda en takenlijst

Aan het einde van de rit geloof ik dat er geen eenduidig antwoord is op de vraag hoe je het beste je tijd kunt indelen. Wat werkt, hangt af van wie je bent, wat je doet, en wat je wilt bereiken.

Het gebruik van time blocking kan enorm waardevol zijn als je structuur nodig hebt en specifieke taken op specifieke tijden moet voltooien. Het helpt je op koers te blijven en je takenlijst op een georganiseerde manier af te handelen.

Aan de andere kant kan het houden van een vrije agenda met een flexibele takenlijst je de vrijheid geven om je dag op jouw voorwaarden vorm te geven. Het geeft je de ruimte om te ademen, na te denken, en in te spelen op de veranderende omstandigheden en prioriteiten.

Ik heb beide benaderingen geprobeerd en heb uiteindelijk gekozen voor een hybride systeem dat het beste van beide werelden combineert. Ik heb de controle over mijn tijd en de flexibiliteit om op de dagelijkse veranderingen in te spelen. Het is een blijft nog een experiment, maar tot dusver is het een systeem dat voor mij werkt.

Het belangrijkste is dat we blijven leren en experimenteren. Er is geen one-size-fits-all als het gaat om time management. Het is belangrijk om te luisteren naar je eigen behoeften.

Ongeacht de methode die je kiest, vergeet niet om tijd voor jezelf in te plannen. Neem die koffiepauzes, maak een wandeling, of sta jezelf gewoon toe om even niets te doen. Uiteindelijk is de sleutel tot productiviteit niet alleen hoeveel we gedaan krijgen, maar ook hoe we ons voelen terwijl we bezig zijn.

Heb je nog tips, inzichten of vragen over time management? Laat het me weten in de reacties.

En als je geïnteresseerd bent in meer van mijn experimenten en ervaringen, aarzel dan niet om je te abonneren op mijn nieuwsbrief. Bedankt voor het lezen, en ik kijk ernaar uit om meer met jullie te delen.